HUBA Privacyprotocol

 

Hulp bij belastingaangifte Een project van de Oldenzaalse seniorenorganisaties KBO en PCOB

Privacy protocol HUBA Oldenzaal

Hulp bij Belastingaangifte Oldenzaal¹ verwerkt persoonsgegevens. In dit privacy protocol geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door HUBA Oldenzaal. HUBA Oldenzaal streeft ernaar te voldoen aan de geldende wetgeving ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming².

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een individu herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens in bezit hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.

Persoonsgegevens verdienen bescherming

Het beschermen van ieders privacy is een onderwerp waar de laatste jaren in toenemende mate aandacht voor is. In het digitale tijdperk, waarin het uitwisselen van informatie op grote schaal een peulenschil is geworden, is het goed om alert te zijn op misbruik van persoonsgegevens. Dat geldt ook voor HUBA Oldenzaal. Met ingang van 25 mei 2018 is een nieuwe wet van kracht: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is Europese wetgeving die de in 2001 ingevoerde Wet bescherming persoonsgegevens vervangt. In dit privacy protocol geven wij aan hoe HUBA Oldenzaal voldoet aan de wetgeving.

Van wie verwerkt HUBA Oldenzaal persoonsgegevens?

HUBA Oldenzaal verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij een relatie hebben of, willen krijgen. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• vrijwilligers van HUBA Oldenzaal;
• cliënten van HUBA Oldenzaal die hun belastingaangifte laten verzorgen door vrijwilligers van HUBA Oldenzaal.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

• De vrijwilliger van HUBA Oldenzaal die fungeert als centraal aanmeldadres voor personen die gebruik willen maken van de dienstverlening HUBA Oldenzaal;
• De vrijwilliger van HUBA Oldenzaal die de belastingaangifte verzorgt van de persoon die zich aangemeld heeft bij HUBA Oldenzaal.

Waarvoor verwerkt HUBA Oldenzaal persoonsgegevens?

Om een belastingaangifte te kunnen invullen, om een huur- en/of zorgtoeslag aan te vragen, aan de slag te gaan als vrijwilliger bij HUBA Oldenzaal, of om een andere relatie met ons aan te gaan hebben wij uw persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen wij de communicatie op de passende wijze verzorgen en zorg dragen voor de juiste informatie.

Cliënten en vrijwilligers willen we zo goed mogelijk van dienst zijn. Naam en adresgegevens gebruiken we bijvoorbeeld om contact te onderhouden en informatie te verschaffen over belastingaangiftes en huur- en zorgtoeslagen.

Bij vragen aan het centraal aanmeldadres, verwerken wij persoonsgegevens om onze cliënten en vrijwilligers zo goed mogelijk van dienst te zijn.

Mailadressen gebruiken wij voor het toesturen van ingediende belastingaangifte en informatie over aanvraag huur- en zorgtoeslag.

Verwerkt HUBA Oldenzaal bijzondere persoonsgegevens?

Ja, HUBA Oldenzaal verwerkt bijzondere persoonsgegevens³ die nodig zijn voor het doen van een belastingaangifte of voor het aanvragen van een huur- en/of zorgtoeslag.

Het betreft de volgende bijzondere persoonsgegevens: geboortedatum, geslacht, burgerservicenummer, machtigingscode, inkomstenbronnen, bankgegevens, aftrekposten, verzamelinkomen, het resultaat van de aangifte, een kopie van de verzonden aangifte, kopie van instemming/ meegeefbrief IB-campagne.

Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is. Deze gegevens zijn nodig voor het doel van HUBA Oldenzaal: het verzorgen van belastingaangifte en aanvragen van huur- en/of zorgtoeslag. HUBA Oldenzaal draagt er zorg voor dat elke vrijwilliger die persoonsgegevens verwerkt zich daarvan bewust is en daar naar handelt.

Hoe gaat HUBA Oldenzaal met persoonsgegevens om?

Persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor gebruik binnen HUBA Oldenzaal of voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Wij zijn ons ervan bewust dat deze gegevens aan ons zijn toevertrouwd en dat wij daar vertrouwelijk mee om dienen te gaan.

Wie kan er bij persoonsgegevens?

Binnen HUBA Oldenzaal kan de vrijwilliger die het centraal aanmeldadres beheert de persoonlijke gegevens van naam, adres en telefoonnummer inzien.

De vrijwilliger die de aangifte verzorgd en eventueel de aanvraag voor huur- en/of zorgtoeslag kan de persoonlijke en bijzondere persoonsgegevens inzien.

Uitwisselen van persoonsgegevens met externe partijen

HUBA Oldenzaal wisselt geen persoonsgegevens uit met externe partijen met uitzondering van de Belastingdienst en Toeslagen belastingdienst.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan de belastingaangifte worden bewaard volgens de richtlijnen van de overheid. Gegevens voor aanvraag huur- en/of zorgtoeslag worden verwijderd na afronding van de aanvraag.

Kan ik zien welke gegevens HUBA Oldenzaal van mij verwerkt?

Elke cliënt heeft recht op inzage in de gegevens die HUBA Oldenzaal verwerkt. Neem daarvoor contact op met het centraal aanmeldadres van HUBA Oldenzaal.

Indien gewenst kunt u ook verzoeken om de geregistreerde gegevens te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen.

Elke cliënt heeft het recht om een gegeven toestemming in te trekken. Elke cliënt heeft verder het recht op:

• dataportabiliteit, dit is het recht om gegevens over te dragen;
• vergetelheid, dit is het recht om ‘vergeten’ te worden;
• beperking van de gegevens, dit is het recht om minder gegevens te verwerken;
• bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

Aan een cliënt die gebruik maakt van een of meer rechten worden geen kosten in rekening gebracht. Uitvoering van een verzoek moet binnen één maand gebeuren.

Het centraal aanmeldadres HUBA Oldenzaal kunt u bereiken via telefoonnummer 0541-519227 of via e-mail: huba-oldenzaal@outlook.com.

Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door HUBA Oldenzaal kunt u terecht bij het centraal aanmeldadres van HUBA Oldenzaal, de seniorenorganisaties KBO afdeling Oldenzaal en PCOB afdeling Oldenzaal, bij de provinciale bond (KBO) of bij de ledenservice van het verenigingsbureau (KBO-PCOB).

Voor het melden van (het vermoeden van) een beveiligings- of datalek is een procedure beveiligings- en datalek opgesteld.

KBO-PCOB heeft een Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming die naleving van de wet- en regelgeving coördineert. De Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming is tevens het meldpunt voor datalekken.

Wijzigingen privacy beleid

HUBA Oldenzaal streeft naar een zo actueel mogelijk privacy beleid en behoudt zich daarom het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy protocol.

1. HUBA: Hulp bij BelastingAangifte Oldenzaal is een project van de Oldenzaalse seniorenorganisaties KBO en PCOB.
2. Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)-wet van toepassing voor alle organisaties die met gegevens van personen (persoonsgegevens) werken. Ook organisaties die (volledig) met vrijwilligers werken moeten zich aan de regels in deze nieuwe Verordening houden.
3. Er zijn bijzondere persoonsgegevens die gezien hun aard extra gevoelig kunnen zijn. Denk aan: gegevens over ras of etnische afkomst, gezondheid, meningen, geloofsovertuiging, seksueel gedrag of gerichtheid, financiële data, BSN-nummer etc.